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剖析銀聯采購合同精細化管理之路

欄目: 實務操作(探討),電子報 時間:2020-09-21 17:32:38 發布:管理員 分享到:
【摘要】

【同伴·同行】

開欄的話:

隨著實踐的不斷豐富,許多采購同行的經驗也為政府采購業界開拓了視野。為此,我報特推出“同伴·同行”欄目,幫助政府采購從業人員更好地進行實務操作。

剖析銀聯采購合同精細化管理之路

■ 王笑蕾

合同扮演著采購履約環節的“指導手冊”,是采購成果最終得以實現的“保護傘”,在采購環節擔任著重要的角色。隨著采購管理手段越來越科學,合同全生命周期的精細化管理作用也越來越凸顯。

中國銀聯股份有限公司(以下簡稱“銀聯”)目前踐行的全生命周期合同管理模式,不僅有效保障了履約質量,提高了合同審核效率,而且借助采購信息化系統,對合同數據進行集成,對采購執行提供了數據指導意義,希望這些實踐能為同行以及政府采購合同管理提供一些參考。

銀聯采購合同管理現狀

合同全生命周期管理已形成良性生態循環。銀聯從2013年開始探索合同全生命周期管理,即需求部門對合同有關的服務要求、結算方式、相關罰則等提出需求,采購部門編制合同并經需求部門確認和法律部門審核,然后申請提交電子簽章,最后通過采購系統編制履約計劃并將合同移交給需求部門進行履約。同時供應商通過采購系統,提出履約付款申請,由需求部門進行履約審核,并對達到付款條件的合同進行支付。整個流程采購部門主動參與,并對合同履約進行必要監控和動態管理。

設立合同審核崗,多一道把控,降低風險。在銀聯采購的組織架構中,成立了合同管理室,由專人負責合同的審核與管理。目前銀聯合同審核,按照項目性質主要分為兩大類,一類是常規項目的合同,一類是協議框架的訂單,兩類合同均需要合同管理室專人進行審核。這樣做的好處是合同管理室專人,不僅可以從法律風險角度把關,更可以從業務角度把控其合理性。同時,采購人員還會根據兩類合同的項目性質、風險大小,以及是否使用了范本合同,決定是否需要通過公司法務審核。一般訂單較常規項目合同更為簡單,相關履約風險較小,因此無需公司法務審核。而未使用范本的常規項目合同,仍舊需要公司法務進行審核。

全面推行合同范本,規范采購,提升整體時效。目前銀聯已編制了14類采購合同模板(含招標文件與保密協議在內),涵蓋貨物設備、軟件開發、系統集成、維保服務、營銷廣告、人力外包等各品類,加上工程合同范本,已實現85%以上的集中采購合同范本。

面臨新問題

合同范本的類別還不夠精細。隨著業務需求越來越多,采購項目層出不窮,對于合同范本也面臨越來越多的訴求,目前銀聯的合同范本類別還不夠精細。例如新增的權益類采購項目多達十幾種,而每類權益的合同風險點與側重點又有所不同。有些是與其他機構一起簽署的三方合同,有些是固定總價,在協議期內按照明確的單價進行據實結算,直到金額用完為止。而有些在履約階段又是不固定總價合同。

合同移交環節沒有說明書,指導工作不到位。目前銀聯的合同在移交環節,是由采購人員在合同影印系統上完成掃描上傳,然后在采購系統上傳合同影印版,緊接著在采購系統再錄入相關合同信息。主要包含合同金額、合同簽署時間、合同有效期、乙方賬戶及聯系人信息。同時,還按照合同約定,在采購系統上填寫每個履約階段要支付的金額、履約時間計劃以及履約風險提示。填寫完畢后,采購人員會從采購系統上,將該合同移交給需求部門相關聯系人。但是,在移交的環節,并沒有相關的移交說明書,往往會出現需求人員接收完合同后,并不清楚自己下一步該做什么,以及該怎么做。

編制合同與律審通道并不唯一,流程重疊,且制度層面對律審未做統一規定。目前銀聯采購合同律審提出源頭主要有兩個,一個是通過采購系統編制合同,再通過跳轉OA方式(全自動辦公)提交公司法務律審,另一個是直接通過OA發起合同律審。這兩個律審流程均合規。但如果采購人員選擇第二個方式,則采購實施流程中的編制合同環節,并不能自動判斷該項目合同已經編制。此外,由于制度流程對合同編制和律審流程,未做統一要求,采購人員自主選擇度過大,實際操作存在不合理情況。

不斷改進,加強合同精細化管理

進一步細分合同范本,明確4類合同內容模塊。從20193季度開始,銀聯采購部門開展了規范化工作,對合同模板和范本進行整理與歸類。目前銀聯采購部門,在原14類免審合同范本的基礎上,結合采購類型將合同內容進行分塊,主要分為通用模塊、商務模塊、業務模塊和附件4大類。其中通用模塊主要包含增值稅專票、知識產權、不可抗力、保密條款等。商務模塊主要包含付款、驗收、交付、通知等。業務模塊主要針對不同項目需求而增加的個性化內容與條款。而附件是針對服務要求的細化、價格的細分以及其他補充性內容。這些模塊采購人員可以根據實際情況,搭配選擇。同時還從律審要求的角度,履約風險大小的角度,對各類合同的律審層級,做出明確要求,以保證采購人員能夠清晰、準確、快速地做出判斷,節約時間,提升采購整體工作實效。

編制合同履約付款指南。為了更好地應對合同移交說明書的缺失,銀聯合同管理室專門編制了《集中采購合同履約付款操作指南》,主要針對專業術語進行解釋說明,對需求部門在合同付款階段提供圖文說明,同時針對履約過程中遇到的常見問題,諸如如何在采購系統接收合同、如何審核履約付款申請、如何提出合同變更等進行了一對一的回答。這樣一來,增加了合同移交環節的說明,為需求部門提供了必要的指導,很大程度上減輕了采購人員解答工作量。

發揮采購系統平臺優勢,對律審流程進行約束。目前銀聯采購系統對合同編制和送簽流程進行優化,采購人員如在操作界面上選擇了免審模板,則在流程上不提供法務律審環節,且該免審模板為系統自帶模板,除自定義部分可以填寫之外,其余部門均被系統“鎖死”,以防合同其他部分修改。針對未使用免審模板合同的,則系統上的律審流程設定為,先經過部門合同管理室專人審核,再通過系統跳轉至公司法務進行律審。針對風險較低的訂單,系統上只需經過采購部門合同管理室專人審核即可。這樣一來,借助采購系統可以確保律審路徑的唯一性。

充分利用并發揮好采購與財務系統的關聯作用。銀聯采購與財務部門的溝通協作從未停止。結合今年年底財務系統一體化的改造升級,相關合同履約模塊也會發生較大的變化,給采購工作帶來創新。

結合供應商管理對合同加強履約風險管理。結合供應商管理,在簽約前對簽約方的主體、資質等進行審查與風險預判,有效杜絕潛在風險。同時逐步形成合格簽約方的標準與名錄,后期對其進行統一管理,最大化地降低合同履約風險,保護銀聯利益。

(作者單位:中國銀聯集中采購管理辦公室)





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責任編輯:LIZHENG

本文來源:中國政府采購報第991期第4版
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